La Regione sta procedendo ad una razionalizzazione delle attività di catalogazione dei beni culturali. A questo proposito si segnala la stipula del Protocollo d’intesa fra il Ministero per i Beni e le Attività culturali e la Regione Friuli Venezia Giulia per il SIRPAC (Sistema Informativo Regionale del Patrimonio Culturale del Friuli Venezia Giulia). La principale novità introdotta da questo documento è costituita dall’unificazione delle azioni di catalogazione informatizzata da parte di tutti i soggetti interessati.
Inoltre, per quanto riguarda il patrimonio grafico, si è costituito un sottoinsieme del SIRPAC, appositamente strutturato, per il quale è prevista una modalità di gestione che veda partecipi anche i singoli musei della regione.
I risultati dell'attività di catalogazione relativi ai beni grafici sono confluiti nel nuovo sistema informativo SIRFOST (Sistema Informativo Regionale Fotografie e Stampe).
Il nuovo sistema informativo SIRFOST è dunque parte integrante del SIRPAC e costituisce il punto di riferimento unitario in ambito regionale per le attività di catalogazione e documentazione del patrimonio museale. Come è noto lo standard di riferimento è quello nazionale basato sulla normativa emanata dall’ICCD (Istituto Centrale per il Catalogo e la Documentazione), aggiornata alla versione 3.0.
Il nuovo sistema informativo consente di accedere gratuitamente alla catalogazione partecipata e alla gestione unificata degli authority file e garantisce la manutenzione ordinaria e straordinaria dei web tool di data entry ed il loro costante allineamento alla normativa ICCD.
Il Sistema consente, sempre a titolo gratuito, l’immediata pubblicazione su Internet dei risultati delle attività di catalogazione svolte da parte dei singoli aderenti.
Il Sistema fornisce inoltre un supporto per la realizzazione di campagne di catalogazione alfanumerica e di realizzazione dei corredi iconografici in forma digitale, assieme ad un costante servizio di assistenza ed alla tutorship dei catalogatori, assicurata a cura del Centro regionale di catalogazione e restauro che organizzerà, inoltre, specifici corsi di formazione e di aggiornamento anche con le modalità dell’e-learning.
Il Sistema è pensato per garantire una visione unitaria del patrimonio culturale senza, però, dimenticare l’identità di ogni singola istituzione. In questa direzione la principale novità è rappresentata dalla possibilità di usufruire da parte di ogni singolo aderente, di una pagina web (gestita con un sistema di Content Management) che consenta un continuo aggiornamento di notizie e l’accesso diretto a tutto il patrimonio dell’istituzione o a singole parti di esso (con modalità di presentazione autonome) per offrire molteplici chiavi di lettura e la valorizzazione di singoli segmenti, autori o altre parti del catalogo anche in relazione ad attività espositive temporanee o altre iniziative, come ad esempio particolari percorsi o itinerari di ricerca.
Si prevedono diversi livelli di accesso con nuove modalità di ricerca e di prospettazione dei dati e delle immagini digitali che sono marchiate con una filigrana personalizzata a seconda delle necessità dei singoli aderenti.
Per la gestione e il coordinamento delle attività del SIRFOST e per la validazione delle informazioni verrà costituito un apposito gruppo di lavoro che si occuperà di armonizzare la produzione catalografica, adottando comuni metodologie di compilazione delle schede, di acquisizione delle immagini digitali e di gestione del sistema degli authority file condivisi con il SIRPAC.
Sulla base di queste premesse le istituzione aderenti al nuovo sistema informativo si sono impegnate a:
• collaborare all’incremento del patrimonio catalografico della propria istituzione, sulla base di progetti concordati e secondo gli standard, le metodologie ed i criteri prestabiliti nell’ambito del SIRFOST;
• individuare un proprio referente che svolga un’attività di coordinamento nell’ambito del gruppo di lavoro per la gestione del SIRFOST, sia per quanto riguarda il patrimonio catalografico, sia per l’informazione circa le attività promozionali e didattiche;
• consentire l’utilizzo delle immagini digitali (comunque protette da watermark personalizzato) a corredo delle informazioni alfanumeriche presenti nel SIRFOST;
• partecipare alle iniziative di valorizzazione e ai progetti di interesse comune gestiti nell’ambito del SIRFOST;
• partecipare alle iniziative di formazione organizzate nell’ambito del SIRFOST.